Abrir o Tener un Negocio en Panamá
Iniciar un negocio puede ser un reto, y mucho más mantenerlo. Muchas veces se intenta no incurrir en costos, por ello, se ejecutan las actividades administrativas en general de manera muy artesanal. Esto quiere decir que por ejemplo, los propietarios de las empresas buscan hacer las cosas por ellos mismos, buscando en Google la información, o utilizando "machotes" o modelos de documentos.
Si bien siempre es importante que el dueño de un negocio tenga todo este conocimiento, también es necesario considerar que muchas veces al no asesorarse con los profesionales adecuados, puede traerle más gastos de los que pensó ahorrarse desde un inicio.
Existen distintas aristas que se deben tomar en cuenta al momento de iniciar o mantener un negocio, en especial, dependiendo del rubro y de la inversión.
Existen algunos errores más comunes que hemos identificado al momento de abrir o mantener una empresa. Entre ellos están por ejemplo; no realizar el registro municipal, no tomar ventaja del registro PYMEs, no consultar los temas contables con un contador, no sacar el Aviso de Operación con las actividades adecuadas, o con muchas actividades, entre otros.
Que tener un negocio no sea un reto para tí. Te dejamos algunos de los puntos más importantes en los temas corporativos y emprendimiento.
Emprendimiento o Nuevo Negocio
Al momento de emprender o abrir un negocio en Panamá, debes tener en cuenta lo siguiente:
- El tipo de negocio que vas a realizar y si necesitas algún permiso especial, por ejemplo, un restaurante que puede requerir inspección del Ministerio de Salud.
- Si requieres una sociedad o no. Generalmente para los emprendimientos con dos o más socios se recomienda una sociedad para dejar muy claro los parámetros de participación. En los casos de micro emprendimientos , pueden empezar como persona natural, pero debes obtener un Aviso de Operación de igual forma.
- Ten muy claro cuándo vas a iniciar el negocio, antes de sacar el aviso o registrar la sociedad. Muchas veces el proceso de planificación toma tiempo. Una vez realices los registros correspondientes, deberás iniciar los procesos de pago de impuestos cuando corresponda.
REGISTRO EMPRESARIAL
A través de la Autoridad para la Pequeña y Mediana Empresa, se puede realizar un Registro Empresarial, que tiene las siguientes ventajas:
- Exenta al pago de impuestos sobre la renta durante los dos primeros años a partir de su inscripción.
- Acceder a programas Financieros y no Financieros de AMPYME.
Otros elementos a considerar
Algunos que debe tomar en cuenta el emprendedor, aparte de la inscripción del RUC y el Aviso de Operación, son:
- Registro Municipal, del Municipio donde ejercerá el comercio.
- Registro de Planilla en el Seguro Social, si mantiene empleados.
- Contratos de trabajo, si mantiene empleados.
- Contratos con proveedores, en caso de tener.
- Pago de anualidades de Sociedades, si inscribió una sociedad.
- Apertura de cuenta bancaria, que se recomienda esté separado a su cuenta personal en los casos en que no abra sociedad.
Contamos con paquetes para emprendedores, y queremos escuchar un poco más de tus planes.
Inscripción del Registro Único de Contribuyente (RUC)
¿Sabes lo que es el RUC?
El Registro Único de Contribuyente es el número tributario que se le otorgan a las personas naturales y jurídicas para que pueda realizar procesos ante la Dirección General de Ingresos. Usted gestionará una clave y podrá acceder a su perfil, pudiendo gestionar trámites como:
- Verificación de impuestos.
- Declaración de Renta.
- Arreglos de pago.
- Reclamos.
- Otros trámites ante la DGI.
¿Cómo se componen los número del RUC?
- Para las personas jurídicas, se componen de los números emitidos por el registro, fecha de inscripción e identificativo del tipo de sociedad.
- Para las personas naturales, el número de su cédula.
- Para extranjeros y sociedades especiales, se realiza un proceso para solicitar un número NT emitido por la Dirección General de Ingresos.
- Para las FINCAS, el número de registro con el código de ubicación.
¿Qué empresas deben sacar el NT?
El RUC NT Jurídico aplica para Asociaciones sin fines de lucro, Propiedad Horizontal, Junta de Copropietarios, Fideicomiso, Entidades Estatales, Organismos Internacionales, Cooperativas, Sindicatos, Partidos Políticos, Consorcios o Sociedades sin Personería Jurídica.
Si registro mi RUC, ¿debo pagar impuestos?
No necesariamente. El registro no es equivalente a pago de impuestos. Usted debe gestionar cuidadosamente las actividades que declara al momento de registro del RUC, ya que puede ser obtenido inclusive si no ejerce el comercio.
¿ Debo sacar un RUC?¿Quiénes están obligados a sacar RUC?
Primeramente todas aquellas personas naturales o jurídicas que ejercen el comercio deben obtenerlo, ya que a través del mismo se realizan las declaraciones de renta y todos los procesos tributarios en torno a su negocio. Para sacar el Aviso de Operación, se requiere tener su RUC inscrito.
Es recomendable que las FINCAS también registren su RUC, ya que con ello pueden llevar un seguimiento de la misma, los impuestos que debe y que esté debidamente actualizada. Esto le evitará sorpresas en el futuro.
¿Cuáles son los requisitos para sacar el RUC?
Según el tipo de RUC pueden variar los requisitos.
Puedes ver los requisitos para sacar el RUC según la categoría, aquí.
Apertura de Cuentas Bancarias
El proceso para abrir una cuenta en Panamá va a depender de elementos tales como:
- El tipo de cuenta que se abra, por ejemplo, si es para persona natural o jurídica.
- El perfil de la cuenta que se abra; si de proyecciones bajas o altas.
- El banco que se utilice; hay bancos que tienen restricciones como lo son la apertura de cuentas a extranjeros o a empresas o sociedades offshore.
- El aporte de los documentos; debe asegurarse que aporte toda la documentación requerida por el banco, ya que esto puede retrasar la apertura o puede ser negada.
Requisitos comunes para abrir una cuenta en Panamá
Es importante mencionar que todos los bancos pueden tener algunos requisitos distintos, y como mencionado previamente, algunos pueden solicitar más información dependiendo del perfil de la cuenta.
Dentro de los requisitos más comunes que piden los bancos en Panamá, se encuentran:
- Cédula o pasaporte
- Evidencia de ingreso; carta de trabajo, declaración de renta, movimientos bancarios
- Proyecciones; aplica generalmente para sociedades nuevas o personas naturales que no han ejercido el comercio previamente
- Cartas de referencias bancarias
- Cartas de referencias personales
- Declaraciones de renta para personas jurídicas cuando ya esté ejerciendo el derecho
- Entrevista con los firmantes
- Información completa de los beneficiarios finales en los casos de personas jurídicas
- Certificado de registro público en el caso de las personas jurídicas
- Copia de Aviso de Operación en los casos que aplique
El tiempo de apertura de cuenta bancaria también dependerá del banco y el perfil, y pueden existir distintos requerimientos de montos mínimos para apertura, siendo los de persona natural los más bajos.
¿Cuál es nuestra función en este proceso?
Le apoyamos en la coordinación de los documentos con los bancos según el perfil de cuenta, en llenar estos formularios, y levantar o recolectar los demás documentos. Adicionalmente, realizamos la revisión para el aseguramiento de que estén completos y evitar retrasos en la aplicación de apertura de cuenta.
Contratos de Trabajadores, Proveedores y Clientes
Al abrir o tener un negocio, unas de las aristas más importantes es la de tener todos los contratos correspondientes, incluyendo a trabajadores, proveedores y clientes.
Nos hemos encontrado en diversas ocasiones que, por la confianza que se pueden tener las partes, no se elaboran los contratos, sin embargo, no importa la cercanía que pueda tener usted con la otra parte, es mejor tener las reglas claras para mantener la amistad, y a su vez, en caso de que no exista confianza, también que le permita ejercer sus derechos si la otra parte no cumple.
Si bien los contratos verbales son válidos en Panamá, en una controversia siempre es necesario tener las pruebas que le permitan no sólo dejar constancia de los hechos, sino también de las cantidades en los casos que involucren deudas.
Contratos con Trabajadores
Si usted va a mantener personal que trabaje para usted, es imprescindible que tenga sus contratos de trabajo, ya que le permitirá una asegurar tanto al empleado como al empleador de lo que abarca la relación laboral, así como la estipulación de los periodos de prueba, tipo de contrato (ej. definido, indefinido, por obra determinada). Además, en caso de alguna controversia ante el Ministerio de Trabajo, le permite mantener este documento como prueba.
Te contamos todo lo que necesitas saber de temas laborales aquí.
Contrato con Proveedores
Básico para que pueda tener cobertura respecto a los servicios que usted brinda, en especial, su lo que ofrecen sus proveedores incide en la calidad o respuesta para sus clientes. Esto involucra proveedores tanto de productos como servicios.
Todo va bien hasta que ya no, por ello, los contratos deben cubrir aspectos como tiempos de entrega, calidad de producto, garantías, entre otros.
Contrato con Clientes
Ya sea mediante términos y condiciones o a través de contratos formales, usted debe asegurarse de dejar claro a sus clientes la cobertura de los servicios que provee. Así como dentro de los contratos con los proveedores, se estipulan los parámetros de garantías, tiempos de entrega y calidad del producto, que le ayudarán a prevenid cualquier tipo de demandas o exigencias que no estaban contempladas dentro de los entregables o costos presentados al cliente.
¿De qué nos aseguramos nosotros?
- De levantarle los contratos desde cero, contemplando la naturaleza de la relación con la otra parte.
- Revisión de contratos ya levantados para adecuaciones o mejoras.
- Que se cubran todos los derechos y deberes de las partes, pensando en todos los escenarios posibles a futuro.
- Que no existan cláusulas abusivas en contratos remitidos por proveedores, usualmente con "machotes" o modelos macro.
Firmas de Contratos con Firma Digital y Registro en Blockchain
Adicionalmente, en Panama Legal Group te brindamos opciones digitales para la firma de documentos con firma digital. La misma cumple con la validez legal establecida en la Ley de Comercio Electrónico, y que tiene las siguientes ventajas:
- No tienen que firmar físicamente o buscar las firmas en caso de que las partes estén a distancia o inclusive en otro país.
- Recauda todas las evidencias de los firmantes, ya que en caso de alguna controversia, se puede probar que firmó la persona y no un tercero.
- Se puede identificar y desplegar el documento original a través de un QR o de un código que emite la plataforma.
- No existe riesgo de pérdida, ya que el documento original queda en blockchain y en la plataforma, puede guardarlo en su correo u ordenador, y se mantiene igual la posibilidad de verificar la firma de las partes.
Aviso de Operación
- La elaboración y venta de artesanías y otras industrias manuales o caseras, siempre que se utilice el trabajo asalariado de hasta cinco trabajadores.
Registro de Negocio Municipal
Registro en el Seguro Social para Planilla
- Que el empleador haya iniciado operaciones con al menos un (1) trabajador
- Solicitud de Inscripción de Empleadores, completa y debidamente firmada. Formulario No.1.
- Registro de Firma para procesos con la Caja de Seguro Social a través del Sistema de Ingresos y Prestaciones Económicas (SIPE), firmado por el Empleador. Formulario N° 2 (anverso y reverso)
- Listado de los Empleados, indicando: Nombre completo, Número Seguro Social, (si tiene) Número de cédula, Salario, Fecha inicio de labores, cargo que desempeña, firmado por el Representante Legal. Formulario No. 4
- Poder Notariado que autoriza la entrega de Sobre Confidencial que contiene el usuario y contraseña para descargar la Firma Digital, en el evento que se presente una tercera persona a retirar el Sobre Confidencial debe presentar copia de su cédula como apoderado y del Representante Legal (legibles).
- Copia de cédula de identidad personal, pasaporte original vigente o carné de residente permanente.
- Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario, según la actividad que desarrolle.
- Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y del propietario (anexar croquis).
- Recibo de servicios básicos que comprueben el domicilio del establecimiento o residencia del empleador.
- Copia del contrato de trabajo debidamente registrado de cada empleado que prestará el servicio, según lo dispuesto en el artículo 67 del Código de Trabajo.
¿Si es Persona Jurídica?
- Original y copia del pacto social y sus reformas.
- Certificación del Registro Público actualizada, con vigencia hasta de un (1) año, donde indique la conformación de la Junta Directiva, Representante Legal, si consta Poder General o Especial otorgado por la sociedad o autorización debidamente notariada, a favor de la persona que representará a la sociedad en los trámites administrativos.
- Registro Comercial, Aviso de Operación o Certificado de Idoneidad, en caso de ser necesario, según la actividad que desarrolle.
- Declaración expresa del domicilio del establecimiento comercial y de la sociedad (anexar croquis).
- Original y copia de la cédula del Representante Legal, pasaporte vigente o carné de residente permanente.
- Copia del contrato de trabajo registrado de cada empleado que prestará el servicio, según lo dispuesto en el artículo 67 del Código de Trabajo.
- Recibo de servicios básicos que comprueben el domicilio del establecimiento comercial y el de la sociedad.
1. Labores agrícolas o ganaderas;
2. Servicio doméstico (que no sea de manera habitual);
3. Trabajos accidentales u ocasionales que no excedan de tres meses;
4. Obras determinadas cuyo valor no exceda de doscientos balboas (B/.200.00);
5. Servicios y obras que se contraten en poblaciones no mayores de mil quinientos habitantes, salvo que se trate de obras con un valor mayor de cinco mil balboas (B/.5,000.00),o de empleadores que ocupen permanentemente más de diez trabajadores.
¿ Cuánto tiempo toma?
El tiempo estimado demora entre 30 a 40 días hábiles procurando que se aporte la información de forma correcta y completa a fin de evitar solicitudes de arreglos de la documentación entregada ante la CSS.